Régimen de medidas mínimas
Están obligadas a adoptar el régimen de medidas mínimas las APNFD que pertenezcan a cualquiera de los sectores señalados, y conforme a los criterios mencionados, en el numeral 4.3 del Capítulo X de la Circular Externa 100-000016 de 2020. Respecto de las empresas inspeccionadas por la Superintendencia de Sociedades, no estarán obligadas en la medida en que se encuentren vigiladas por otra entidad especializada en razón de su actividad y que tenga facultades para impartir instrucciones en materia de LA/FT/FPADM.
Las empresas obligadas deberán tener en cuenta los riesgos relacionados con
LA/FT/FPADM, para lo cual deben analizar la materialidad del riesgo, el tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas y países donde opera y demás características particulares de su actividad, así como el perfil de sus contrapartes.
Para llevar a cabo tal proceso pueden apoyarse en los documentos y tipologías de
LA/FT/FPADM aplicables al sector de su actividad, disponibles en los sitios de Internet de la UIAF, GAFI, GAFILAT, la Organización de los Estados Americanos OEA, la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito UNODC y la Superintendencia de Sociedades, entre otros.
El representante legal de la empresa obligada será el encargado y responsable de
supervisar y verificar el cumplimiento del régimen de medidas mínimas.
Las empresas obligadas deberán adoptar las siguientes medidas mínimas:
a. Instruir, a través de su representante legal, a los empleados y asociados sobre los
Riesgos LA/FT/FPADM, por lo menos una (1) vez a al año;
b. Comunicar y divulgar, a través del representante legal, las medidas mínimas que la empresa adoptó para prevenir y mitigar los riesgos LA/FT/FPADM;
c. Identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o
información confiable, de fuentes independientes;
d. Identificar al beneficiario final de la Contraparte y tomar medidas razonables para verificar su identidad;
e. Tomar medidas razonables para conocer la estructura de propiedad de la
contraparte con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los
beneficiarios finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga.
f. Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial con la contraparte;
g. Realizar una debida diligencia continua de la relación comercial y examinar las
transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que sean
consistentes con el conocimiento que tiene la empresa obligada sobre la
contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea
necesario, la fuente de los fondos;
h. Disponer de registros y documentos de soporte de la ejecución e implementación del régimen de medidas mínimas;
i. Reportar ante la UIAF y poner en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación,
en el evento en que se identifique o verifique cualquier bien, activo, producto, fondo
o derecho de titularidad a nombre o bajo la administración o control de cualquier
país, persona o entidad incluida en listas vinculantes. Para tal fin, deberá
consultar permanentemente dichas listas vinculantes;
j. Definir, adoptar y monitorear acciones y herramientas para la detección de
operaciones inusuales y operaciones sospechosas, así como el reporte efectivo a
la UIAF;
k. Registrar al representante legal en el SIREL y responsabilizarlo para que sea el
responsable de presentar a la UIAF los ROS y demás reportes señalados en el literal
i, anterior; y
l. Dar respuesta oportuna a los requerimientos de información emitidos por la
Superintendencia de Sociedades, relacionados con la implementación y ejecución de
este régimen de medidas mínimas;