Elementos del SAGRILAFT
La puesta en marcha del SAGRILAFT requiere del cumplimiento efectivo de la política
LA/FT/FPADM y los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el manual, en los términos descritos más adelante, y debe traducirse en una regla de conducta que oriente la actuación de la Empresa, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas.
Dentro de los elementos del SAGRILAFT se incluyen:
Diseño del sistema
El diseño del SAGRILAFT estará a cargo de la empresa obligada, para lo cual deberá tener en cuenta la materialidad, las características propias de la empresa y su actividad, así como la identificación de los factores de riesgo LA/FT/FPADM (matriz de riesgo LA/FT/FPADM u otro mecanismo de evaluación, individualización, identificación y segmentación del riesgo LA/FT/FPADM). El representante legal y la junta directiva, o el máximo órgano social cuando esta no existe, deberán disponer de las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos que sean necesarias para que el Oficial de Cumplimiento pueda desarrollar sus labores de manera adecuada.
La aprobación del SAGRILAFT será responsabilidad de la junta directiva en las empresas que cuenten con este órgano, o del máximo órgano social en los demás casos. El proyecto de SAGRILAFT deberá ser presentado conjuntamente por el representante legal y el Oficial de Cumplimiento. La aprobación deberá constar en el acta de la reunión correspondiente.
Auditoría y cumplimiento
Con el fin de que en la empresa obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento.
Para evitar la suspensión de actividades del Oficial de Cumplimiento principal, la empresa obligada deberá evaluar y, si es del caso, realizar la designación de un Oficial de Cumplimiento suplente.
Divulgación y capacitación
El SAGRILAFT deberá ser divulgado dentro de la empresa obligada y a las demás partes interesadas, en la forma y frecuencia para asegurar su adecuado cumplimiento, como mínimo una (1) vez al año.
Igualmente, la empresa obligada deberá brindar capacitación a aquellos empleados, asociados y, en general, a todas las partes interesadas que considere que deban conocer el SAGRILAFT, lo cual se hará en la forma y frecuencia que la empresa obligada determine, con el propósito de asegurar su adecuado cumplimiento. Como resultado de esta divulgación y capacitación, todas las partes interesadas deberán estar en capacidad de identificar qué es una operación Inusual o qué es una operación Sospechosa, y el contenido y la forma como debe reportarse, entre otras.
Asignación de funciones
Las empresas obligadas deben establecer y asignar de forma clara, a quién corresponde el ejercicio de las facultades y funciones necesarias frente a la ejecución de las distintas etapas, elementos y demás actividades asociadas al SAGRILAFT.
Además de las funciones particulares que se asignen, las empresas obligadas deberán establecer en el SAGRILAFT atribuciones generales a la Junta directiva o máximo órgano social, representante legal, oficial de cumplimiento, revisoría fiscal y auditoría interna.