Reporte de operaciones sospechosas
La empresa obligada deberá establecer herramientas y aplicativos, preferiblemente
tecnológicos, que permitan identificar operaciones inusuales y operaciones sospechosas.
Mediante la consolidación de información, estas plataformas tecnológicas deben generar indicadores y alertas a partir de los cuales se pueda inferir o advertir la existencia de situaciones que no se ajusten a las pautas de normalidad establecidas por la empresa obligada para un sector, una industria o una clase de contraparte.
Una vez identificada y analizada una operación inusual o una operación sospechosa, deberán conservarse los soportes que dieron lugar a calificarla en una u otra categoría, de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya, sobre conservación de libros y papeles de comercio.
Las empresas obligadas deberán reportar a la UIAF todas las operaciones sospechosas que detecten en el giro ordinario de sus negocios o actividades. El reporte deberá hacerse de manera inmediata y con naturaleza de ROS, a través del SIREL, conforme a las instrucciones señaladas por la UIAF en el "Manual del Usuario SIREL" el cual, así como la forma en que se efectúa el reporte de operaciones, deberán ser consultados en el sitio web www.uiaf.gov.co.
El Oficial de Cumplimiento para el caso de las empresas obligadas deberá registrarse en el SIREL administrado por la UIAF. Para lo anterior, dicho funcionario deberá solicitar ante la UIAF, el usuario y contraseña a través de la plataforma SIREL. La presentación de un ROS no constituye una denuncia penal. Por lo tanto, para los efectos del reporte, no es necesario que la empresa obligada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva ni se requiere identificar el tipo penal o verificar que los recursos tengan origen ilícito. No obstante, por no tratarse de una denuncia penal, no se exime a la empresa obligada ni a sus administradores de la obligación de denuncia, cuando a ello hubiere lugar.
La empresa obligada y el Oficial de Cumplimiento deberán garantizar la reserva del reporte de una operación sospechosa remitido a la UIAF, según lo previsto en la Ley 526 de 1999 y demás normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
En caso de que transcurra un trimestre sin que la empresa obligada realice un ROS, el Oficial de Cumplimiento, dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre, deberá presentar un informe de "ausencia de ROS" o "Aros" a través del SIREL, en la forma y términos que correspondan, de acuerdo con los instructivos de esa plataforma.